Ganz gleich, ob Sie HVAC, Sanitär, Möbellieferung oder Gartenarbeit betreiben – jedes Außendienstunternehmen steht vor Herausforderungen bei der Skalierung. Für solche Unternehmen, die mehrere Planungs-, Reise-, Inventar- und Fernüberwachungsaufgaben umfassen, führen manuelle Vorgänge nur zu menschlichen Fehlern, Verzögerungen und schlechter Servicebereitstellung.
Field-Service-Management-Software hilft bei der Bewältigung von Herausforderungen im Betrieb und bei der Geschäftsausweitung. Bei so vielen FSM-Softwareanbietern kann es schwierig werden, sich zu entscheiden – hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen dabei hilft, die richtige Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen auszuwählen.
Was ist eine Field-Service-Management-Software?
Field-Service-Management-Software ist ein spezielles Tool zur Rationalisierung von Field-Service-Abläufen durch Automatisierung und Software-Aktivierung. Das bedeutet: Sie können Ihre manuellen Aufgaben digitalisieren, sodass sich Ihre Außendienstteams und Techniker auf wichtige Aufgaben konzentrieren können, die zu einem außergewöhnlichen Kundenservice beitragen.
Beispielsweise hilft die FSM-Software dabei, die Lagerbestände im Vergleich zur Nachfrage nach Dienstleistungen zu verfolgen, um diese aufrechtzuerhalten. Mithilfe prädiktiver Analysen ist es möglich, Wartungspläne für Geräte anzupassen, um deren Nutzungsdauer zu verbessern.
Sie können die Vorteile der FSM-Software in den Bereichen Marketing, Kundenservice, Datenanalyse, Terminplanung, Mitarbeiterentsendung und mehr erleben – vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Funktionen.
Die drei wichtigsten Funktionen, die Ihre FSM-Software haben sollte:
- Automatisierte Planung und Disposition: hilft bei der automatischen Zuweisung von Aufträgen an Außendiensttechniker basierend auf deren Fähigkeiten, der Nähe zum Einsatzort, der Verfügbarkeit, den bisherigen Erfolgsquoten bei der Auftragsabwicklung und weiteren Parametern. Diese Funktion reduziert menschliche Fehler erheblich und erhöht die Erstbehebungsraten
- Zugriff auf mobile Apps: Die FSM-Software mit mobilen iOS- oder Android-Apps erleichtert die Kommunikation in Echtzeit, nutzt GPS zur Standortverfolgung, ermöglicht Instant Messaging und andere unterstützende Funktionen wie Arbeitszeittabellenverwaltung oder sofortigen Zugriff auf Dokumente
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Flexibilität ist der Schlüssel. FSM-Software sollte es Unternehmen ermöglichen, Arbeitsabläufe, Formulare und Checklisten entsprechend spezifischer Dienstleistungen oder Kundenanforderungen anzupassen. Diese Anpassung gewährleistet die Einhaltung der von Ihrem Unternehmen definierten Standardarbeitsanweisungen und verbessert die Akzeptanzraten bei den Mitarbeitern. Sie sollten auch Integrationsunterstützung mit vorhandener oder neuer Software umfassen
Diese drei Funktionen bilden den Kern der Automatisierung eines Großteils der Außendienstvorgänge, um die Produktivität und Geschäftstransparenz zu verbessern.
Wie lassen sich die Geschäftsanforderungen bei der Auswahl des Außendienstmanagement-Softwareanbieters aufeinander abstimmen?
Hier ist ein vierstufiger Prozess, der Ihnen dabei hilft, die richtige Lösung für Ihre Außendienst-Management-Software zu finden:
Schritt 1: Dokumentieren Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen und Schlüsselkennzahlen
Durch die Dokumentation und Erstellung einer Wissensdatenbank über die Standardarbeitsprozesse Ihres Außendienstunternehmens führen Sie die erste Optimierungsebene auf Papier durch. Dies hilft Ihnen, Unregelmäßigkeiten und irrelevante Aufgaben zu erkennen. Identifizieren Sie Schlüsselbereiche, die verbessert und automatisiert werden müssen. Entwerfen Sie außerdem Schlüsselmetriken, die Sie für die geänderten Prozesse verfolgen, um den ROI der FSM-Software zu berechnen.
Schritt 2: Finalisieren Sie die wesentlichen und „gut zu habenden“ FSM-Funktionen
Identifizieren Sie auf der Grundlage Ihrer dokumentierten Arbeitsabläufe die FSM-Softwarefunktionen, die zur Beseitigung manueller Aufgaben erforderlich sind, und die neuesten Technologietrends, die zur Verbesserung Ihrer Prozesse beitragen würden. Erstellen Sie dann eine Liste potenzieller FSM-Software aus SaaS-Verzeichnissen und filtern Sie sie basierend auf Ihrer Funktionsliste. Führen Sie Sekundärrecherchen durch, indem Sie deren Preispläne, kostenlose Testangebote, Kundenbewertungen, Social-Media-Aktivitäten usw. vergleichen.
Schritt 3: Analysieren Sie Kosten und Budget, indem Sie mit dem Vertriebsteam des Anbieters verhandeln
Sobald Sie eine endgültige Liste der Anbieterkandidaten erstellt haben, sprechen Sie mit deren Vertriebsteam oder Management über Rabatte und Demos für die Enterprise-Edition. Bestimmen Sie auf dieser Grundlage Ihr Budget und verhandeln Sie weiter, bis Sie einen Anbieter gefunden haben, der sowohl Ihren Anforderungen an die Geschäftsautomatisierung als auch Ihrem Budget entspricht.
Schritt 4: Überprüfen Sie die Skalierbarkeit und den Kundensupport
Eine wesentliche Herausforderung bei der Einführung von Außendienst-Management-Software besteht darin, dass die Einarbeitung für Außendiensttechniker nicht reibungslos verläuft. Wenn Ihr Anbieter über eine schlechte Benutzererfahrung und komplizierte Arbeitsabläufe verfügt, kann dies Ihre Akzeptanz beeinträchtigen und die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre FSM-Software Der Anbieter bietet ausreichend Onboarding-Unterstützung durch Demos und Schulungen. Erkundigen Sie sich außerdem bei ihrem Vertriebsteam, wie skalierbar ihre Software ist und auf dem neuesten Stand der Technik und Markttrends.
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